rekomendacja Zespołu: z dnia 2015-01-31

temat: Rekomendacja dotycząca zawartości umowy z dostawcą oprogramowania

Zespół ds EDM Wielkopolskiej Izby Lekarskiej zwraca uwagę na fakt, że zakup programu do obsługi dokumentacji medycznej jest inwestycją czynioną na długi okres i jego nabycie winno być starannie rozważone.
Przede wszystkim prowadzący dokumentację medyczną powinien mieć świadomość obowiązujących w tym zakresie przepisów. Wymogi, jakie musi spełniać dokumentacja elektroniczna opisane są w rozdziale 8 Rozporzadzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania

Link

Prowadzenie dokumentacji w sposób niezgodny z przepisami może w przypadku kontroli narazić prowadzącego dokumentację na konsekwencje ze strony organu rejestrowego lub (w przypadku świadczeniodawców NFZ ) kary umowne ze strony Funduszu. Wyciągnięcie tych konsekwencji przez ww organy jest możliwe nawet w przypadku braku ewidentnej szkody pacjenta

Przy zawieraniu umowy z dostawcą warto zawrzeć w umowie zapis zobowiązujący dostawcę do :
  • zapewnienia wszystkich wymaganych przepisami funkcjonalności na dzień instalacji,
  • utrzymywania tego stanu

  • Wymóg taki jest jak najbardziej racjonalny, w szczególności jeśli dostawca będzie proponował płatne aktualizacje. "Płatna aktualizacja" nie oznacza sama w sobie ,że będą zaktualizowane wszystkie wymogi.
    Warto domagać się zapisu, że aktualizacje będą obowiązkowo dostosowywać oprogramowanie do aktualnego stanu prawnego. Ze strony dostawcy umowa zawierana z odbiorcą też jest umową długofalową, przychody z jej tytułu w większości wypadków nie będą jednorazowe, więc od dostawców oczekuje się, że ze swej strony potraktują ten układ na zasadzie symetrii praw i obowiązków. Należy zwrócić uwagę nie tylko na niezbędne funkcjonalności opisane w pkt. II.1 Opracowania Zespołu , ale również na funkcjonalności istotne (pkt.II.2) .